As portarias de qualquer área logística são a fronteira e a face exterior, muitas vezes esquecida, onde começam todos os bottlenecks na operação e falhas na segurança. A gestão de portarias tem um forte impacto na entrada de matérias primas para a produção ou no escoar de produto acabado (expedição), tempos de espera muitas vezes negligenciados, com efeitos negativos na produção interna e com forte impacto na qualidade do serviço prestado aos clientes e em toda a sua cadeia logística.
Existem inegáveis vantagens no uso de uma abordagem automatizada non-stop para a gestão do controlo de portarias. A rapidez no atendimento e controlo das entradas e saídas, o uso de self-service para os motoristas, resulta numa otimização do controlo de acessos, reforço da segurança com uma redução do peso do fator humano.
Embora seja fácil idealizar uma gestão de portarias e segurança non-stop em que tudo é controlado digitalmente, o atendimento dos motoristas, registo da entrada e saída das viaturas e mercadorias, e filas de espera, podem automatizados e desmaterializados com recurso a tecnologias disponíveis off-the-shelf de reconhecimento de matrículas de veículos (LPR) e de contentores, cartões RFID, Barcode ou QR code em documentos ou por apps em telemóveis. O desafio é colocar estas ideias em prática, tarefa que não está ao alcance de todos, considerando não só a especificidade e multiplicidade das tecnologias e equipamentos a integrar, mas também o layout físico e constrangimentos logísticos existentes em cada cenário.
A montante da gestão das portarias, um passo de gigante passa por integrar e partilhar informação logística externa (da rede de stakeholders) como anúncios, autorizações, eventos de entrada/saída e documentação das mercadorias. Esta partilha de informação permite integrar os processos “fronteira” das organizações sendo para isso necessário gerar confiança, estabelecendo transparência, eficiência e sustentabilidade económico-financeira, criando relações win-win entre parceiros.
Falemos então de 5 razões e vantagens para implementar um sistema de gestão de portaria automatizada non-stop:
- Redução dos tempos no atendimento. O objetivo passa por se ter tempos mínimos nos pontos de controlo, de atendimento, filas de espera e saída. Potencia-se a integração tecnológica e a utilização de equipamentos e mecanismos de digitais de identificação de viaturas através de tecnologia LPT e de pessoas e motoristas com tecnologias contactless seguras ou apps nos telemóveis. O atendimento automatiza-se com quiosques de self-service integrados com um sistema de gestão das filas de espera. Cria-se um ecossistema de processos de portarias inteligentes lean e non-stop.
- Aumento da produtividade. A interoperabilidade e a desmaterialização digital, suportada numa gestão inteligente e integrada de fluxos de tráfego, permite obter ganhos nos processos de atendimento, segurança e controlo logísticos, sem haver aumento dos recursos humanos envolvidos no processo.
A concretização passa pelo uso de tecnologias equipamentos acima referidos, e pela integração de informação como anúncios, autorizações e dados de transporte, conjugados com documentação existente nos sistemas de informação internos (ERP, Produção, Segurança, CCTV) num “processo de portaria” 100% desmaterializado. Toda a informação passa a ser orquestrada e trocada de forma digital, reduzindo o peso do fator humano e a hipótese de erros manuais.
A automatização do atendimento dos motoristas, do registo da entrada e saída das viaturas e mercadorias é possível com recurso a tecnologia de reconhecimento de matrículas, cartões RFID, QR code em documentos ou por apps em telemóveis.
- Aumento da qualidade do serviço aos clientes e parceiros. A qualidade do “serviço ao cliente” mede-se pela qualidade dos próprios serviços e pela transparência com que estes são executados. Atualmente os serviços tornam-se diferenciadores e competitivos pela rapidez com que uma organização consegue partilhar digitalmente informação, permitindo assim às cadeias logísticas a montante e a jusante, usarem essa informação na otimização de toda a cadeia de abastecimento e produção.
Graças à utilização de uma estratégia de sistemas colaborativos, Web based e B2B Hub, preparados para troca de dados em ambientes Cloud, é possível a incluir a participação dos clientes e parceiros nos processos operacionais e administrativos fronteira (anúncios, autorizações, cancelamentos, faturação, etc. ) e reutilizar a informação disponibilizada por estes. Por outro lado, potenciar a transparência disponibilizando a baixo custo informação a ser reutilizada pelos clientes(tracking, gate-in, gate-out, guias, documentação, etc.), fornecedores e restantes parceiros de negócio criando relações win-win entre parceiros.
- Reutilização dos dados e operacionalização em rede. A integração de informação já existente internamente entre vários sistemas (ERP, Produção, Segurança, CCTV, etc.) permite a otimização de fluxos documentais e logísticos. O conceito de rede com o exterior permite potenciar relações win-win sustentáveis entre os diversos stakeholders, algo que só é possível com uma abordagem mais integradora e colaborativa da informação, em que o “core” é transferido para a cadeia logística na sua globalidade em detrimento das partes.
- Maior flexibilidade, escalabilidade e disponibilidade. A utilização de sistemas dedicados às portarias permite a implementação do conceito de grupos de portarias digitais (virtuais), independentemente da sua localização e mecanismos de controlo físicos, ou seja, podem ser implementadas, geridas e monitorizadas remotamente. Este mecanismo permite rapidamente que implementar e incorporar novos parques logísticos e industriais sob gestão permitindo a escalabilidade do sistema de portarias a custos reduzidos. Todos os eventos são assim rastreáveis de uma forma simples e transparente por uma interface de gestão que agrega o sistema de portarias num todo. Por outro, lado para o mesmo layout físico podem existir pré-configurados vários layouts lógicos, o que permite flexibilizar adaptar os fluxos de portarias aos dinamismo e necessidades do fluxo logístico. Como exemplo, num caso de pico de fluxo de saída pode-se colocar temporariamente várias vias de entrada/saída no layout físico de uma saída num workflow que se adapta rapidamente às alterações dos processos.
Por último, mas não menos importante: este modelo sustentado em processos e comunicações digitais permite um funcionamento de portaria e segurança 24/7, com suporte humano mínimo.
As organizações que gerem parques logísticos ou zonas industriais necessitam cada vez mais de suportar os seus negócios sobre plataformas digitais, sendo a interoperabilidade a palavra-chave, e tornando-se assim elas próprias hubs capazes de concentrar, articular e partilhar informação numa rede global de stakeholders. Há que apostar em tecnologia e processos inovadores, como os aqui propostos. Estratégias de colaboração em rede e de integração de sistemas, associadas ao uso de tecnologias de equipamentos disponíveis no mercado a baixo custo, são potenciadoras do aumento da produtividade e da qualidade dos serviços prestados.
Esta aposta em Portugal tem potenciado o desenvolvimento acelerado da intermodalidade como fator de sustentabilidade essencial, e tem também projetado as empresas de Tecnologias da Informação como parceiro ideal para se garantir uma gestão eficiente de cadeias logísticas globais, nomeadamente através do aumento da performance dos terminais intermodais de mercadorias cuja complexidade é cada vez maior.
Graças ao profundo conhecimento do mercado, e através de soluções tecnológicas inovadoras, a Fordesi é o parceiro certo para ajudar as empresas do setor dos transportes e logística a tornarem-se mais ágeis, eficientes e competitivas.
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